Dois agentes de IA a substituir o encaminhamento manual de leads e a recolha de avaliações para um grupo português de soluções para o lar.
Como construímos dois agentes de IA — um para encaminhamento de leads, outro para reputação pós-serviço — integrados no HubSpot, Outlook, WhatsApp e Google Sheets, eliminando dependências de processo da disponibilidade individual e permitindo escalar nos mercados HORECA europeus.
O volume de leads estava a escalar. O encaminhamento manual não.
O Grupo Filtrarte é uma empresa portuguesa de referência em soluções para o lar, especializada em purificação de ar e água e produtos de bem-estar. O seu portefólio integra inúmeras marcas que servem o setor HORECA nacional em vários mercados europeus, com mais de 30 anos de experiência e 200,000+ clientes.
À medida que as campanhas digitais escalavam, o volume de leads crescia de forma constante. O desafio era garantir que cada lead chegava ao distribuidor certo, no momento certo, com toda a informação necessária para agir. O elevado volume de trabalho manual de gestão de leads resultava em erros, custo operacional elevado e incapacidade de escalar sem aumentar a equipa.
Dois workflows que escalavam com o número de pessoas na equipa, não com o volume de negócio.
Ambos os processos eram afetados por fricção, inconsistência e risco operacional. Sem automação, a operação não conseguia crescer sem aumentar proporcionalmente a equipa — uma economia que não funciona na distribuição.
Cada lead captada tinha de ser analisada manualmente — de que anúncio veio, de que área geográfica? Só esta informação permitia direcionar a lead ao distribuidor correto. Sem automação, o processo era lento, dependente da disponibilidade e propenso a erros de encaminhamento.
Os pedidos de avaliação dependiam de uma pessoa específica para identificar que clientes tinham sido servidos e para submeter o pedido manualmente. O processo parava quando essa pessoa estava indisponível.
Dois agentes. Dois fluxos. Operação autónoma.
Desenvolvemos dois agentes de IA com funções distintas, integrados nas ferramentas que a equipa já usava — sem substituir a stack existente nem obrigar a aprender novas ferramentas. O objetivo eram processos autónomos, consistentes e escaláveis que não dependem da disponibilidade individual.
Deteta quando uma sessão de apoio ao cliente foi concluída no HubSpot, filtra os clientes que ainda não receberam um pedido de feedback, envia pedidos de avaliação automáticos por email via Outlook e por WhatsApp através da API, e regista as submissões no Google Sheets para evitar entradas duplicadas.
Identifica novas leads das campanhas Meta e Google Ads, verifica o Google Sheets a cada 15 minutos, elimina duplicados em relação a registos existentes, identifica o anúncio e a localização geográfica, cria o contacto no HubSpot e notifica o responsável interno com toda a informação necessária para encaminhar ao distribuidor correto — marcando depois a lead como processada.
Identifica automaticamente novas leads geradas por campanhas Meta ou Google Ads.
Procura novas entradas no Google Sheets a cada 15 minutos — totalmente autónomo, sem acionamentos manuais.
Verifica se uma lead já existe no sistema antes de criar um registo no CRM.
Cria automaticamente um contacto no HubSpot com todo o contexto relevante — anúncio de origem, localização, perfil.
Pedidos de avaliação enviados por email via Outlook e por WhatsApp Business API — o mesmo workflow, múltiplos canais.
Regista todas as ações e submissões no Google Sheets — evita duplicados, permite auditoria, sem necessidade de novas ferramentas.
Encaminhamento correto. Timing consistente. Sem dependência de pessoas.
O agente identifica o anúncio de origem e a localização. O responsável recebe a informação correta para direcionar a lead ao distribuidor certo — sempre, independentemente de quem está de turno.
As verificações são feitas a cada 15 minutos, independentemente de quem esteja disponível na equipa. Sem estrangulamentos, sem leads paradas nas caixas de entrada durante a noite.
Os pedidos de avaliação são enviados no momento certo, por email e WhatsApp, sem depender da disponibilidade de nenhuma pessoa específica.
O volume de leads pode crescer — em Portugal e nos mercados europeus — sem criar pressão operacional adicional nem exigir mais pessoas.
“O agente não substitui o processo — exige que o processo esteja devidamente definido. Quando estão reunidas as condições certas, escalar acontece naturalmente. Caso contrário, limita-se a automatizar o caos.”
Integrámos na stack existente — HubSpot, Google Sheets, Outlook e WhatsApp — em vez de a substituir. Sem necessidade de novas ferramentas, a equipa adotou os agentes de imediato e a manutenção do processo manteve-se sob a responsabilidade operacional já existente do cliente.
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